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Vie d’entreprise : que peut-on espérer de la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation suscite l’intérêt croissant des chefs d’entreprise. Effectivement, bon nombre de dirigeants y voient une opportunité pour mieux tirer profit de leurs infrastructures informatiques. Craignant les dépenses qu’une telle transformation puisse entraîner, certains entrepreneurs hésitent cependant à adopter ce changement. Pourtant, le « zéro papier » semble désormais incontournable avec l’adoption des lois en faveur de la facturation électronique.

L’essentiel à savoir sur la dématérialisation

 

Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation ne date pas d’hier. Dès le début des années 2000, de nombreuses entreprises souhaitaient abandonner le support papier au profit de documents numérisés. Seulement, les moyens de l’époque obligeaient les chefs d’entreprise à mobiliser un budget excessivement élevé pour mener à bien cette transformation. Toutefois, la technologie actuelle permet désormais aux enseignes de se lancer dans ce projet sans devoir investir une somme exorbitante. Les grandes compagnies tout comme les structures de taille modeste dénicheront des offres à la portée de leurs moyens en sollicitant un prestataire qualifié. Ces professionnels proposent des solutions de dématérialisation répondant à tous les besoins.

Ceci dit, certains entrepreneurs croient pouvoir se passer de l’expertise de ces spécialistes. Pourtant, il faut savoir que la production de pièces dématérialisées obéit à des normes particulières. La commission européenne oblige les organismes privés et publics à suivre un procédé spécifique pour l’horodatage de ces documents. En outre, l’établissement émetteur doit apposer sa signature électronique. Tout cela permettra notamment aux destinataires de vérifier l’authenticité des pièces reçues.

Néanmoins, solliciter un prestataire présente également de nombreux avantages. Cela évite à l’enseigne de prendre des mesures rigoureuses pour sécuriser les données. Les sociétés spécialisées sont dans l’obligation de se conformer au RGPD. Par conséquent, leurs clients bénéficient d’une meilleure protection contre les tentatives de piratage ou contre la perte de données.

Les avantages tirés de la dématérialisation

 

La dématérialisation permet principalement de faciliter les échanges. Elle n’oblige plus les collaborateurs à se déplacer pour remettre en mains propres un document important. Ce gain de temps contribue à optimiser de nombreuses tâches pour ne citer que la facturation ou encore la gestion de stocks. Les responsables pourront effectivement envoyer les bons de commande à travers le système informatique. De cette façon, ces opérations ne préoccuperont plus les principaux concernés.

Tous les services d’une entreprise peuvent profiter de cette innovation. Pour mener à bien son passage au « zéro papier », il est toutefois conseillé d’appliquer ces changements progressivement. Dans un premier temps, on se focalisera sur le service des ressources humaines. La dématérialisation constitue une excellente solution pour optimiser les processus RH. Grâce à cette démarche, l’équipe ne rencontrera aucune difficulté pour sécuriser la transmission des documents RH. Le nom des salariés promus restera secret. Il en sera de même pour l’identité des employés licenciés.

Dans la pratique, l’enseigne réalisera aussi des économies importantes. Ce simple changement suffit pour supprimer le processus d’impression. Voilà pourquoi un grand nombre d’entreprises décident notamment de remettre une fiche de paie dématérialisée à chaque travailleur. Cette approche démontre également l’intérêt que porte le dirigeant aux nouvelles technologies et donc à la modernité.

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