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Secrétariat externalisé : est-ce la solution à toutes les problématiques ?

Les médecins et les professionnels de santé n’ont pas toujours le temps de s’occuper des tâches administratives liées à la gestion du cabinet ni même de décrocher le téléphone. Il s’agit d’obligations chronophages qui peuvent même perturber au moment de la consultation. Elles les empêchent de se consacrer à leur cœur de métier. Or, ces tâches sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement de la structure. D’où la raison de compter sur le concours du télésecrétariat médical. Mais s’agit-il réellement d’une solution fiable à toutes les problématiques des professionnels de la santé ?

Télésecrétariat médical : différentes missions à externaliser

Un service de télésecrétariat médical inclut les mêmes fonctions qu’un secrétaire médical classique. Cependant, les prestations se font à distance au sein d’une entreprise spécialisée dans le domaine de la santé ou bien par un télésecrétaire indépendant à domicile. Mais peu importe les moyens d’externalisation choisis, ce service est dédié à différents professionnels de la santé. C’est notamment le cas des médecins généralistes, des dentistes, des ORL, des pédiatres, des psychologues, des psychothérapeutes, des kinésithérapeutes…

Ce qui démontre clairement que le télésecrétariat médical est bien accessible à tous ceux qui en ont besoin. Parmi les fonctions réalisées par un télésecrétaire médical, on distingue particulièrement :

    • la réception des appels téléphoniques ;
    • la gestion des agendas des praticiens ;
    • la prise de rendez-vous ;
    • le renvoi d’appels urgents vers la ligne du professionnel ;
    • l’identification des raisons de l’appel ;

Au-delà de ces tâches classiques, le télésecrétariat médical peut également s’occuper de l’assistanat sachant qu’il a été formé dans le secteur de la santé. En effet, il est en mesure d’effectuer la saisie des courriers dédiés aux laboratoires et aux confrères. Il assure aussi la retranscription et la saisie de comptes-rendus à la suite des enregistrements audio de diagnostics, d’actes chirurgicaux ou de consultations.

Bénéficiant de toutes ces compétences, il y a toute une raison pour les praticiens de se tourner vers cette solution d’externalisation. Ils pourront ainsi régler chaque problématique liée à l’organisation de leur cabinet et à l’optimisation de la patientèle.

Les avantages obtenus grâce au service d’un prestataire en télésecrétariat

Faire appel à un service de télésecrétariat médical constitue une solution innovante pour assurer la gestion des appels téléphoniques des cabinets médicaux ou tout autres structures de soins. Grâce à ce type de prestation, les praticiens seront sûrs de se concentrer sur leur cœur de métier, c’est-à-dire la prise en charge de leurs patients. D’autant plus que les télésecrétaires médicaux sont en mesure de gérer les appels et même sur une large plage horaire.

Par ailleurs, ils sont aussi capables d’orienter les patients selon leurs besoins et bien évidemment de répondre aux appels. En sus, ils sont également en mesure d’assurer la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda… Dans la réalisation de leurs missions, ces experts s’adaptent aux consignes des professionnels de santé pour assurer la bonne gestion de la patientèle.

En outre, grâce à ce service externalisé, les professionnels de santé bénéficient d’une grande flexibilité. Le prestataire peut éventuellement prêter main-forte lorsque l’assistant médical en interne est en congé ou même durant la fermeture du cabinet.

Les méthodes pour choisir son télésecrétariat médical

Choisir un prestataire fiable et efficace n’est pas une mince affaire. Cette étape repose souvent sur plusieurs critères :

    • Les besoins du praticien : soit, lui déléguer tout soit une partie de l’accueil téléphonique ou assurer la continuité du service durant l’indisponibilité de l’assistant médical en interne.
    • Les performances du prestataire : s’assurer de collaborer avec des téléopérateurs bien formés et réactifs.
    • Le respect des normes légales.
    • La garantie de confidentialité : usage d’appareils adaptés comme les casques téléphoniques micro-unidirectionnels pour recevoir les appels en toute confidentialité.

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