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Quelle est l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais ?

note de frais

Les notes de frais sont des documents regroupant les dépenses engagées et justifiées par le salarié, au cours d’une mission professionnelle. Le remboursement de ces frais se fait d’habitude à l’issue d’un processus assez fastidieux. Alors comme alternative, les services comptables optent désormais pour une gestion automatisée. Quels sont en réalité les avantages d’une telle solution ?

Une gestion transparente

La gestion manuelle des notes de frais est souvent sujette à des polémiques, car les risques de non-transmission des données entre services est grand. Le mode de calcul peut être aussi contesté. A la fin, les salariés sont démotivés, car le remboursement ne se fait pas à temps. Or un logiciel de gestion offre une meilleure traçabilité des informations. Les salariés ont ainsi une vision globale du processus et les financiers, un outil efficace de contrôle. En plus, le programme permet un calcul géolocalisé des frais kilométriques et minimise les marges d’erreur. Comment alors s’en procurer un tel outil ? En effet, vous trouverez sur https://www.n2f.com un logiciel aux fonctionnalités avancées. Il optimise surtout la saisie des données. Cette solution est également dotée d’une application pour Smartphone, utilisable en mode déconnecté.

Un gain de temps

Une gestion classique des notes de frais se décompose essentiellement en 4 étapes :

  • l’envoi de la note de frais ;
  • l’homologation du document ;
  • la comptabilisation de la note ;
  • le remboursement.

Mais la gestion dématérialisée réduit totalement ces tâches chronophages. Dès que les justificatifs sont produits, le système se charge de déterminer le montant exact à verser. Cela permet donc de rembourser rapidement le collaborateur.

Un audit rapide des dépenses

La croissance d’une entreprise dépend du bien-fondé de ses investissements. Ainsi, grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, la structure garde un œil sur ses dépenses. Alors, les dirigeants pourront les évaluer quand ils le désirent. Cela leur permettra de prendre des décisions adéquates pour la pérennité de la firme.

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