Conseils pour bien organiser votre workshop

Les ateliers jouent un rôle majeur dans de nombreux domaines, de la technologie et de la programmation à la conception et aux activités artistiques. Un atelier peut constituer l’environnement d’apprentissage idéal pour quelqu’un qui souhaite s’adonner à un nouveau métier ou acquérir une nouvelle compétence. Il peut également s’agir d’un endroit idéal pour travailler sur soi-même ou pour découvrir une nouvelle idée ou un nouveau plan d’affaires.

Si vous organisez un atelier et que vous souhaitez le faire en personne plutôt que virtuellement ou avec un modèle hybride, il y a quelques conseils à garder à l’esprit tout au long du processus.

Conseil n° 1 : définissez vos objectifs

Avant de faire la promotion d’un atelier en personne que vous organisez, vous devez d’abord définir vos objectifs.

Qu’essayez-vous d’accomplir avec votre atelier ?

Visez-vous des personnes ou des groupes démographiques spécifiques que vous aimeriez voir participer à l’atelier ?

Combien de jours durera votre atelier et où se déroulera-t-il ?

Offrez-vous uniquement des ateliers en personne, créant ainsi une expérience exclusive ?

Qu’est-ce qui vous différencie des autres ateliers ?

Définir vos objectifs à l’avance vous aidera à rationaliser le reste du processus de planification. Si vous avez besoin d’une agence d’organisation d’évènementiel, n’hésitez pas de prendre contact avec Elegance Hotesse.

Conseil n° 3 : tenez compte de votre public et de ce qu’il veut

Chaque fois que vous planifiez un atelier, il est important de réfléchir à ce que vous attendez de votre public.

S’agit-il d’enseigner une nouvelle compétence, de faire connaître une nouvelle idée commerciale ou de montrer de nouvelles techniques artistiques que vous aimeriez mettre en valeur ? Une bonne règle de base pour l’organisation d’événements est de penser d’abord aux préférences et aux objectifs de votre public, puis de construire un événement en fonction de ces préférences et de ces objectifs.

Pour recueillir des commentaires ou des conseils lors de l’organisation de vos événements, vous pouvez notamment :

Envoyer des enquêtes ou des sondages
Utiliser les médias sociaux pour poser des questions ou créer des sondages
Utiliser des outils d’analyse pour voir quels sont les sujets à la mode ou ce que les gens regardent.

Conseil n° 4 : Faites des recherches sur votre public

Il est fortement recommandé d’apprendre à connaître le public cible d’un atelier, surtout si vous coordonnez un atelier pour la première fois. Réfléchissez aux groupes démographiques que vous ciblez avec votre atelier et à ce qu’ils retireront de leur participation à l’atelier en tant qu’invités.

Quels sont les souhaits et les besoins des personnes que vous souhaitez atteindre ?

Où votre public cible passe-t-il généralement du temps ou se retrouve-t-il ?

Quelles sont les meilleures méthodes et plateformes (en ligne et hors ligne) pour les atteindre ?

Vous pouvez utiliser des outils tels que Facebook Ads et Google Trends pour étudier les tendances locales et les données démographiques de votre région tout en vous renseignant sur le public que vous souhaitez cibler pour votre prochain atelier.

Conseil n° 5 : créez un itinéraire

Créez un itinéraire pour votre atelier qui soit disponible pour tous et accessible à la fois en ligne et hors ligne pour ceux qui participent à l’atelier. Les itinéraires peuvent inclure des calendriers, des horaires, ainsi que des aides visuelles ou des cartes pour guider les participants à l’atelier tout au long de la journée.

Si la création d’un itinéraire pour un atelier d’une journée est tout à fait possible, les itinéraires sont plus efficaces pour les ateliers de plusieurs jours ou les ateliers qui durent plus d’un ou deux jours.

Conseil n° 6 : le matériel dont vous aurez besoin

Lorsque vous organisez un atelier en personne, vous devez tenir compte du matériel nécessaire pour enseigner aux autres tout en faisant des démonstrations de projets pour les participants.

Dressez une liste du matériel dont vous aurez besoin pour chaque participant.

Vous devez calculer le coût des billets d’atelier que vous avez l’intention de vendre non seulement en fonction du temps que vous consacrerez à l’atelier, mais aussi du matériel dont vous aurez besoin pour chaque invité. Là encore, le matériel nécessaire variera fortement en fonction du type d’atelier organisé.

Voici quelques exemples de matériel possible :