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La facture est un document particulier, porteur d’éléments de référence en matière de droit commercial et fiscal. A ce titre, elles doivent être produites en double exemplaire (un exemplaire émetteur – fournisseur – et un exemplaire destinataire – client), et être “apportés” à l’homologue, c’est-à-dire lui être remis. Les 2 parties, le fournisseur et le client, doivent enregistrer la facture dans leur comptabilité conformément à l’original. Si l’original comporte une erreur, le client doit l’enregistrer telle quelle et éventuellement demander une note de crédit.
Factures sortantes : partagez les bénéfices
Il est possible de dématérialiser partiellement les factures émises par le prestataire à ses clients (certains clients, certains services, selon certains seuils), ou de les dématérialiser de manière hybride (un exemplaire imprimé et un exemplaire en ligne).
La possibilité de rééditer une facture à partir de son système de facturation informatisé n’est pas acceptée comme une production originale :
- La réversibilité des calculs, comme les taux de TVA qui changent par exemple, n’est pas garantie, ou le papier à lettres
- Le support d’impression pourrait évoluer dans son empreinte pour produire une version non conforme à l’édition originale.
- Il est donc possible pour une entreprise de dématérialiser son exemplaire émetteur de la facture en utilisant un EAS (electronic d’archivage électronique) garantissant le scellement de l’exemplaire enregistré et la conservation réversible du document archivé.
Autres avantages de la dématérialisation des factures
Cette première étape comporte déjà de nombreux avantages pour l’entreprise émettrice :
- économies de production en évitant les copies papier ;
- économies de lecture et de partage ;
- gain d’espace grâce au stockage électronique du document plutôt qu’un stockage physique ;
- la possibilité d’indexer selon plusieurs critères, alors que le tri physique ne comporte qu’un seul tri
- une accessibilité décuplée puisque le document électronique est accessible de n’importe où, alors que la copie papier n’est accessible que dans son lieu de stockage ;
- une sécurisation de l’archive car il est plus facile de faire une sauvegarde qu’une photocopie certifiée, et une garantie de non-érosion, puisque l’e-consultation n’endommage pas le support qui lui-même ne s’efface pas avec le temps ;
- la dynamisation du contenu avec les nouvelles technologies qui permettent une “recherche plein texte” dans les documents archivés ; sans oublier le big-data qui permet l’exploitation de la richesse des données contenues dans les factures archivées ;
- la possibilité de ” lier ” les documents à d’autres afin d’avoir une vision transversale (connexion des factures avec les contrats clients, bons de livraison ou documents douaniers dans une GED,…) ou liaison des factures avec des outils de CRM ou de valorisation ;
- gain de productivité dans les activités d’archivage et de recherche d’archives de documents pour améliorer la capacité à répondre de manière dématérialisée aux besoins des clients.
Mais cette dématérialisation suppose, comme mentionné, l’accord et donc l’obtention du consentement du destinataire. Deux questions se posent donc : comment obtient-on ce consentement, et pourquoi le client donnerait-il son consentement ?
Obtenir le consentement d’une contrepartie revient à signer avec elle une convention de preuve privée. Même si certains l’ont imposé dans leurs conditions générales de vente, tout le monde n’a pas cette possibilité.
La solution la plus simple serait de dématérialiser l’obtention du consentement, ce qui permettrait d’accélérer le processus et de réduire les coûts.
