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2 pistes importantes pour gérer vos appels téléphoniques comme un pro

Quand un client a une requête à formuler ou quand il veut en apprendre plus sur les services d’une entreprise, un de ses premiers réflexes est de l’appeler afin d’obtenir des directives rapidement. Un mauvais accueil peut provoquer le mécontentement du prospect, ce qui le tentera à se tourner vers la concurrence. Cet article met à votre disposition 2 astuces ingénieuses pour délivrer une image positive de votre société et optimiser la relation client par téléphone.

Travailler avec un call center externe : des avantages non négligeables

Si avoir un centre d’appel en interne prend du sens, sa mise en place s’avère être onéreuse, notamment vis-à-vis des ressources humaines et des équipements requis. L’externalisation de la gestion téléphonique apparaît alors comme une alternative économique pour de plus en plus d’entreprises. En effet, opter pour un call center à Madagascar ou dans un autre pays étranger est pertinent si l’on considère les nombreux avantages que cela procure :

  • De simples prospects à de vrais clients. Disposant d’une équipe d’agents qualifiés en télémarketing, un tel partenaire vous aide à renforcer votre image de marque auprès de votre audience ciblée. Cette dernière, convaincue de votre professionnalisme, se transformera alors progressivement en une clientèle fidèle.

  • Une prestation efficace à la hauteur de vos exigences. Ne requérant aucune formation supplémentaire de votre part, les télésecrétaires savent parfaitement recevoir des appels tant au niveau national qu’international. De plus, l’entreprise sous-traitante vous donne la liberté de mettre en place une gestion téléphonique aux couleurs de votre entreprise.

  • Une grande flexibilité horaire. Externaliser vos appels entrants vous permet de n’en rater aucun, même lors des pauses déjeuners. Cette même souplesse se traduit par un gain de temps remarquable de votre côté. Vous pouvez alors mieux vous concentrer sur d’autres services clés de votre entreprise.

  • Un coût faible. L’entreprise en charge de la sous-traitance des appels téléphoniques possède déjà ses propres matériels et logiciels pour mettre en œuvre le service clientèle. En d’autres termes, vous économisez une somme importante en travaillant avec un centre d’appel externe.

5 conseils pour améliorer la réception d’appels téléphoniques en entreprise

À part la sous-traitance de la gestion des appels téléphoniques, il existe une multitude de techniques qui font la différence lors d’une conversation téléphonique avec un client. Voici les bonnes pratiques à connaître pour une communication fluide et établir un climat de confiance avec vos prospects :

  • Identifiez-vous. En quelques secondes après avoir décroché, vous devez avoir indiqué votre nom, le poste que vous occupez ainsi que le nom de votre société. Cela permet à votre interlocuteur de confirmer qu’il s’est bien adressé à la bonne personne.

  • Pratiquez l’écoute active. De manière simple, il s’agit de reprendre quelques affirmations de l’interlocuteur afin de lui donner le sentiment d’être écouté. Il se sentira alors plus confortable et sera enclin à vous donner plus de détails concernant sa requête.

  • Toujours dans l’optique d’attirer la sympathie de votre prospect, appelez-le par son nom quand vous en avez l’occasion.

  • Ayez toujours un crayon et un bloc-notes sur vous. Ces deux outils indispensables vous permettent notamment de noter les coordonnées de votre interlocuteur et le message qu’il a laissé.

  • Reprenez les appels en attente. Faire attendre des prospects trop longtemps pourrait être interprété comme un manque d’intérêt de votre part. En cas de difficultés, il est même avisé de rappeler le correspondant.

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