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Dématérialisation des factures fournisseurs : et si vous alliez encore plus loin ?

logiciel de GED : utile pour les documents électroniques

La dématérialisation des documents, un bien grand mot qui désigne en réalité une notion assez simple : le passage généralisé au numérique dans les entreprises. Quels sont les avantages de ce nouveau mode de gestion documentaire et comment le mettre en place ? Voici un petit guide pour vous familiariser avec le sujet.

L’obligation de dématérialisation pour les marchés publics

Depuis 2017, les entreprises qui ont comme clients des institutions publics, sont obligées de leur transmettre des factures fournisseurs dématérialisées. Et de son côté le secteur public est obligé de les accepter depuis 2012.

Les TPE et PME ont le droit à un petit sursis, mais d’ici 2020 toutes les factures fournisseurs des marchés publics seront numériques. Pour aider les entreprises à sauter le pas, le gouvernement les invite à utiliser Chorus Pro, une plateforme qui gère les factures électroniques gratuitement. Pour plus d’infos, consultez la page dédiée sur le site du ministère de l’économie.

Pourquoi choisir de dématérialiser ses documents ?

Pour faire des économies

Si cette mesure est mise en place c’est parce que les factures papiers coûtent chères. En France, on estime le coût moyen d’une facture papier à 14 euros. En choisissant la dématérialisation des factures, vous supprimez les étapes d’impression et d’envoi, ce qui permet d’économiser 50% à 70% du coût de la facture.

Pour respecter l’environnement

La dématérialisation ne concerne pas que les factures et possède d’autres avantages que celui de vous faire faire des économies. Un employé de bureau utilise environ 2500 feuilles de papier chaque année. Cette surconsommation, parfois inutile, peut être éviter en passant au numérique. Et pour ça, la planète vous dit merci.

Pour plus de conseils éco-responsables au bureau, consultez le guide de l’Agence De l’Environnement et de la Maitrise de l’Energie.

Pour gagner du temps et être plus performant

Impression, modification, réimpression, changement de support, diffusion et finalement archivage : les étapes de la vie d’un document papier sont complexes. Utiliser la version numérique des documents rationalise vos modes de travail, les rendant plus efficaces et donc plus rapides. Un envoi par mail est bien plus rapide qu’un envoi postal et c’est un moyen plus adapté à l’échange direct avec vos clients et vos collaborateurs.

Le logiciel de GED : l’outil indispensable pour les documents électroniques

Qu’est-ce qu’un logiciel de GED

Un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) est un progiciel qui gère les documents électroniques à chaque étape de leur vie dans l’entreprise. Sous frome de plateforme à plusieurs modules, il traite n’importe quel format de documents et chapeaute toute la chaîne du document, de sa numérisation ou création, à son archivage. Une solution GED permet de retrouver et de classer facilement tous vos documents mais aussi de les sécuriser.

Des modules à foison pour une solution qui vous ressemble

Il n’existe pas une seule forme de logiciel GED, bon nombre d’entre elles sont très modulables et s’adaptent à votre secteur d’activité et à vos besoins. Voici quelques exemples de modules pratiques qui peuvent s’ajouter à la solution de base d’un logiciel de GED :

  • Connection simplifiée avec vos autres applications ;
  • Traitement des workflows ;
  • Création d’index dynamiques pour une meilleure recherche de vos documents ;
  • Accessibilité sur mobile pour un usage nomade ;
  • Mise en place d’un Task Manager pour améliorer les process de travail ;
  • Etc.

Comment mettre en place un logiciel GED dans votre entreprise ?

Avant la mise en place d’un logiciel GED il est nécessaire de faire un état de lieux de vos solutions documentaires et informatiques. Un audit des systèmes informatiques et un audit documentaire peuvent donc être très utiles. Grâce à eux vous allez pouvoir identifier les failles et les points de ralentissement de la chaîne de traitement du document et cibler les besoins à combler.

Les fournisseurs de solutions GED proposent souvent un accompagnement lors de l’achat d’une prestation. En effet, l’arrivée d’un nouveau logiciel amène des besoins de formation et parfois d’accompagnement au changement pour que la transition se fasse dans les meilleures conditions.

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